АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Хранение, уничтожение и восстановление первичных документов

Документооборот - неотъемлемая часть деятельности любого субъекта хозяйствования. Каждая хозяйственная операция для целей отражения в бухгалтерском и налоговом учете должна быть подтверждена первичным документом:

  • согласно ст. 9 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон о бухучете) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления таких хозяйственных операций и составляемые при их проведении, а если это невозможно, то непосредственно после завершения таких операций;
  • согласно п. 44.1 ст. 44 НКУ для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Налогоплательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта.

Таким образом, на предприятии должен быть организован учет первичных документов - их прием, обработка и хранение.

Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями устанавливается Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее - Положение № 88). Правила составления и оформления первичных документов, предъявляемые законодательством, рассмотрены в теме Требования к оформлению первичных документов.

Предприятие обязано обеспечить сохранность первичных документов в пределах установленных сроков.

При прекращении деятельности предприятие обязано передать в архив документы, по которым не истек срок хранения, а также те документы, которые подлежат постоянному хранению. В частности, подлежат передаче в архив документы по личному составу, так как срок их хранения составляет 75 лет. Приказом Минюста от 14.03.2013 г. № 430/5 утвержден Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда. Дополнительно отметим, что приказом Минюста от 02.03.2015 г. № 295/5 утвержден Порядок выполнения архивными учреждениями запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов и оформления архивных справок (копий, извлечений), который устанавливает основные требования к выполнению социально-правовых запросов юридических и физических лиц на основании архивных документов, а также для оформления архивных справок, копий или извлечений из документов. Выполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе наименования организации, ее местонахождения (для юридического лица), фамилии, имени, отчества, местожительства (для физического лица), темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой  информации.

Хранение первичных документов

Согласно п. 7 ст. 9 Закона о бухучете предприятие обязано принять все необходимые меры для предупреждения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета, а также обеспечить их надлежащую сохранность в течение установленного срока.

Общие требования к хранению документов на предприятии

Хранение первичных документов и учетных регистров осуществляется в соответствии с п. 6 Положения № 88, согласно которому:

  • первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. До передачи их в архив предприятия первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. При этом бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность. Под специальным помещением, как указывается в письме Минфина от 22.07.2002 г. № 053-3996, понимается помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает хранение документов и записей, а также исключающее возможность использования или выноса документов, хранящихся в нем, без разрешения главного бухгалтера. При этом в письме от 04.07.2013 г. № 01.2/2648 Укргосархив высказал свою точку зрения относительно порядка хранения бланков строгой отчетности, указав, что такие бланки достаточно хранить в сейфах и специальных шкафах, которые надежно опечатываются, а не в "специальных помещениях";
  • первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, дающей возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не может быть меньше срока, установленного для соответствующих документов в бумажном виде (см. также письма Госархива от 25.02.2014 г. № 012/615 и Минфина от 27.01.2012 г. № 31-08410-07-27/1808, а также Базу знаний "ЗІР" (подкатегория 101.19)).
  • первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива;
  • срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5;
  • хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия;
  • выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива предприятия работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера;
  • уничтожение первичных документов, учетных регистров, финансовой отчетности у предприятий, учреждений осуществляется в соответствии с законодательством;
  • в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия в письменном виде уведомляет об этом правоохранительные органы.

Дополнительно следует отметить письмо от 11.09.2013 г. № 31-08410-07-10/26621, в котором Минфин попытался ответить на вопрос относительно правомерности хранения первичных документов в электронном виде в защищенных дата-центрах за пределами Украины. Процитировав общие нормы п. 6 Положения № 88, Минфин указал, что вопросы защиты персональных данных, осуществления международно-правового сотрудничества в сфере защиты персональных данных и отнесения информации к разным видам тайн не являются функциями Минфина. Следует отметить, что аналогичное разъяснение по этому вопросу предоставило и Минсоцполитики (см. письмо от 24.09.2013 г. № 10742/0/14-13/8), отмечая, что в данном случае за разъяснениями необходимо обращаться в Государственную службу по защите персональных данных (с 1 января 2014 года - к уполномоченному ВРУ по правам человека). Таким образом, четкого ответа на данный вопрос ни Минфин, ни Минсоцполитики не предоставили. Принимая во внимание, что действующие нормативные документы не содержат прямого запрета на хранение документов на серверах за границей, можно предположить, что контролирующие органы не будут возражать, если первичные документы будут храниться на серверах за границей. Главное, чтобы можно было подтвердить их целостность, а также воссоздать форму по требованию контрагентов и органов государственной власти.

Организация хранения документов на предприятии

При организации хранения документов необходимо руководствоваться Законом Украины от 24.12.93 г. № 3814-XII "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" (далее - Закон № 3814), а также Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденными приказом Минюста от 18.06.2015 г. № 1000/5 (далее - Порядок № 1000/5), согласно п. 8 раздела I которого архив является самостоятельным структурным подразделением или входит в состав службы делопроизводства учреждения. В малочисленных учреждениях назначается лицо, ответственное за ведение архива учреждения.

Таким образом, в зависимости от объемов документации обязанности по ее хранению на предприятии могут быть возложены на специальное подразделение или на одного работника предприятия (архивариуса). Если же документов сравнительно немного, то хранение документов может быть поручено соответствующему работнику (например, секретарю) в порядке совмещения должностей. Требования к обеспечению сохранности архивных документов, в том числе к самому помещению, в котором хранятся документы, приведены в разделе VIII Порядка № 1000/5.

Организацию хранения документов можно подразделить на следующие этапы:

  • разработка и утверждение номенклатуры дел (реестра). Под номенклатурой дел в данном случае следует понимать обязательный для каждого юридического лица систематизированный перечень названий дел (папок), формируемых в его делопроизводстве, с указанием сроков хранения таких дел (ст. 1 Закона № 3814). Номенклатура дел разрабатывается в разрезе структурных подразделений предприятия (при наличии) и с учетом установленных сроков хранения документов и требований главы 1 раздела IV Правил № 1000/5 и Государственного классификатора управленческой документации ДК 010-98. Номенклатура дел утверждается руководителем предприятия. При необходимости в номенклатуру могут быть внесены изменения. Формы номенклатуры дела приведены в приложениях 10 и 11 к Правилам № 1000/5;
  • формирование дел, установленных номенклатурой. Обработанные документы группируются в дела в хронологическом или логическом порядке. Для удобства использования дел такая группировка осуществляется по периодам, в зависимости от количества документов (квартал, полугодие, год). Как правило, в дела подшиваются оригиналы документов (если оригиналы отсутствуют - заверенные в установленном порядке копии). В конце дела указывается количество пронумерованных и прошнурованных листов. При формировании документов в дела необходимо учитывать требования главы 2 раздела IV и главы 3 раздела VI Правил № 1000/5;
  • передача документов (дел) в архив. Документы предприятия за прошлые периоды, не используемые в деятельности бухгалтерии (или используемые очень редко), целесообразно передавать в архив предприятия. Для определения ценности (сроков хранения) документов проводится их экспертиза. Передача, как правило, осуществляется по акту, в котором перечисляются переданные дела. Акт подписывается принимающим и передающим документы ответственными лицами. Особенности передачи дел в архив определены главой 4 раздела VI Правил № 1000/5;
  • выдача первичных документов с архива работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера (п. 6 Положения № 88).

Дополнительно следует отметить приказ Минюста от 07.09.2015 г. № 1656/5 "Об обеспечении хранения документов, вывезенных с временно оккупированной территории и территории проведения антитеррористической операции", которым установлено, что документы, которые подлежат архивному хранению, вывезенные из временно оккупированной территории и территории проведения АТО юридическими лицами, которые прекращают свою деятельность, передаются архивным учреждениям по месту прекращения этих юридических лиц, если они не имеют правопреемников или органов высшего уровня на территории других регионов Украины. Передача на архивное хранение осуществляется в порядке, установленном Правилами № 1000/5.

Сроки хранения первичных документов

При составлении номенклатуры дел на год необходимо руководствоваться Перечнем типовых документов, создаваемых в период деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, который утвержден приказом Минюста от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее - Перечень № 578). Перечень № 578 включает типовые документы, создаваемые при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых органами государственной власти и местного самоуправления, другими учреждениями, предприятиями и организациями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, формы собственности, а также

...

С полным текстом этой аналитической статьи можно ознакомиться бесплатно, зарегистрировавшись в онлайн версии электронного журнала.

В статье также освещаются следующие вопросы:

  • Уничтожение первичных документов
  • Восстановление утерянных первичных документов
    • Понятие форс-мажора и особенности его применения при заключении хозяйственных договоров
Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация