X
АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера

Использовать факсимиле при оформлении первичных документов можно, но с условиями

ГФС в письме от 04.05.2016 г. № 4582/Л/99-95-42-01-14 сообщает, что использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов допускается по письменному соглашению сторон, в которой содержатся образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей и не нарушает законодательства Украины. Исключение составляют типовые и специализированные формы первичных документы, которые не предусматривают использование факсимиле.

Использование факсимиле при оформлении первичных документов, согласно п.п. 2.5 гл. 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.95 г. № 88, допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Статья 207 ГКУ предусматривает, что использование факсимиле с помощью средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Возможность факсимильного воспроизведения подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых и других бухгалтерских документах, не связанных с исчислением объектов налогообложения (налоговых обязательств), как сообщается в письме, не относится к компетенции органов ГФС. Но с этими документами подобных проблем, как правило, и не возникает.

Больше новостей
Текст документа

Лист Державної фіскальної служби України від 04.05.2016 р. № 4582/Л/99-95-42-01-14

Державна фіскальна служба України розглянула листи щодо використання факсимільного відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах і повідомляє таке.

Згідно з абзацами першим та другим пункту 44.1 статті 44 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим пункту 44.1 статті 44 Кодексу.

Статтею 1 розділу І Закону України від 16 липня 1999 року N 996-XIV "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон N 996) визначено, що первинний документ - документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, зокрема особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до Закону України від 22 травня 2003 року N 852-IV "Про електронний цифровий підпис", або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (пункт 2 статті 9 Закону N 996).

Відповідно до підпункту 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 N 88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Приписами частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України (далі - Цивільний кодекс) передбачено, що використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, в якій повинні міститися зразки відповідного аналога їх власноручних підписів.

При цьому слід зазначити, що відповідно до частини другої статті 1 Цивільного кодексу цивільне законодавство не застосовується до податкових відносин.

Водночас, згідно з пунктом 12 розділу 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 N 1000/5 (далі - Правила N 1000/5), факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

Вимоги Правил N 1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (пункт 4 розділу 1 Правил N 1000/5).

Відповідно до листа Міністерства юстиції України від 26.12.2008 N 758-0-2-08-19 щодо практики застосування норм права у випадку колізії при розбіжності між загальним і спеціальним нормативно-правовим актом, перевага надається спеціальному, якщо він не скасований виданим пізніше загальним актом.

Таким чином, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою угодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

Відповідно до пункту 52.5 статті 52 Кодексу контролюючі органи мають право надавати консультації виключно з тих питань, що належать до їх повноважень.

Питання щодо факсимільного відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, та інших бухгалтерських документах, не пов'язаних з обчисленням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань не відноситься до компетенції органів ДФС.

З повагою, Перший заступник Голови С. В. Білан

Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter