АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Требования к оформлению служебных командировок

Служебные командировки следует рассматривать в рамках трудового законодательства. Однако КЗоТ не приводит значение термина "служебная командировка". Не содержит этот термин и НКУ. Поэтому исходить следует из практики применения терминов в юриспруденции.

Так, под командировкой в трудовом праве подразумевается поездка работника в другой населенный пункт по распоряжению руководителя предприятия для выполнения служебного поручения вне места работы на определенный срок.

Таким образом, командировкой считается поездка работника:

  • в населенный пункт отличный от населенного пункта постоянного места работы;
  • по распоряжению руководителя предприятия для выполнения определенного задания;
  • на определенный руководителем срок.

Порядок направления работников в командировку небюджетного предприятия регулируется самостоятельно разработанными правилами, утвержденными руководителем и действующими для всех работников при направлении их в командировку. Такие правила могут быть отражены в коллективном договоре или установлены отдельным документом, например положением о служебных командировках, утвержденным руководителем предприятия (далее - Положение о командировках).

В частности, такой документ может содержать следующее:

  • критерии, при соблюдении которых поездка работника будет считаться командировкой или будет иметь разъездной характер;
  • порядок выдачи аванса на командировку;
  • размер суточных расходов. Его можно установить отдельным приказом (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу);
  • предельный размер расходов на проживание с указанием ограничений при выборе жилья (например, запрет на наем номера класса "люкс");
  • предельный размер расходов на проезд с указанием ограничений при приобретении билетов на железнодорожный и авиационный транспорт (например, запрет на приобретение железнодорожных билетов в вагоны класса "СВ");
  • порядок определения срока командировки с указанием момента ее начала и окончания (к примеру, если работник выехал в командировку вечером рабочего дня или приехал утром рабочего дня, а также в случае, если день выбытия или прибытия из командировки является выходным либо праздничным днем).

Эти правила могут быть унифицированными как для поездок в командировки по территории Украины, так и для поездок за границу. Однако если специфика работы предприятия предусматривает многочисленные направления работников в командировки в разные города и страны и на разных условиях, то, на наш взгляд, в правилах следует предусмотреть все максимально возможные варианты и условия, расписав отдельно правила для поездок по территории Украины и за границу. Кроме этого, при необходимости, следует разработать правила для поездок на территорию СЭЗ "Крым".

Главное, чтобы этот документ соответствовал требованиям действующего законодательства, в частности КЗоТ и НКУ (см. примерный образец Положения о командировках).

Отметим, что, разрабатывая Положение о командировках, можно использовать нормы Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция № 59), и постановления КМУ от 02.02.2011 г. № 98 "О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств" (далее - Постановление № 98). Эти документы являются обязательными для использования предприятиями и организациями, частично или полностью финансируемыми за счет бюджетных средств. Небюджетные предприятия при направлении своих работников в командировку не обязаны учитывать требования и ограничения этого документа. Однако если небюджетное предприятие является получателем бюджетных средств, то при направлении работников в служебные командировки, осуществляемые за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, такое предприятие обязано придерживаться этих требований (см. письма Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2, Минфина от 03.06.2011 г. № 31-07230-16-25/13720, ГНС от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415).

Таким образом, для обычных небюджетных предприятий эти документы не являются обязательными для применения, однако они могут быть использованы в качестве вспомогательных. На это также указывает ГФС в письмах от 10.02.2017 г. № 2103/Я/99-99-13-02-03-14 и от 20.04.2017 г. № 8401/6/99-99-13-02-03-15.

Командировка как трудовая обязанность работника

В соответствии со ст. 1 Закона Украины от 14.10.92 г. № 2694-XII "Об охране труда" работником является лицо, работающее на предприятии и выполняющее обязанности или функции согласно трудовому договору (см. также письмо Минфина от 28.02.2003 г. № 041-407-98/23-406/11-1962).

Учитывая требования ст. 21, ст. 31 КЗоТ, владелец или уполномоченный им орган не имеет права требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, в том числе поездки в командировку для выполнения заданий, не связанных с выполнением своих обязанностей.

Следовательно, направление в командировку по распоряжению руководителя за счет предприятия для выполнения задания, обусловленного трудовым договором, является обязательным для работника.

На этом также акцентирует внимание Минсоцполитики в письме от 14.12.2011 г. № 350/06/186-11, указывая, что командировка относится к трудовым обязанностям работников. Отказ без уважительных причин от выполнения таких обязанностей считается нарушением трудовой дисциплины, за которое может быть применено дисциплинарное взыскание, предусмотренное ст. 147 КЗоТ.

Однако при этом КЗоТ запрещает направлять в командировку беременных женщин и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 176 КЗоТ). А женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет или детей-инвалидов, могут направляться в командировку только с их согласия (ст. 177 КЗоТ). Согласие работника должно быть подтверждено его подписью в приказе о направлении в командировку. Это распространяется также на родителей, которые воспитывают детей без матери (в том числе в случае длительного пребывания матери в лечебном заведении), а также на опекунов (попечителей), приемных родителей.

Обращаем внимание, что данные требования и ограничения распространяется исключительно на лиц, работающих на предприятии по трудовому договору (см. также тему Порядок заключения трудового договора и приема на работу). То есть они не распространяются на лиц, выполняющих на предприятии работы по договору гражданско-правового характера. Таким образом, если, например, существует необходимость выполнения каких-либо работ в рамках заключенного гражданско-правового договора в другом населенном пункте, то расходы на поездку не могут классифицироваться как командировочные. Такие расходы учитываются в рамках вознаграждения по гражданско-правовому договору.

Гарантии и компенсации командированным работникам

Согласно ст. 121 КЗоТ работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

  • в течение времени командировки за командированными работниками сохраняется место работы (должность);
  • командированным работникам выплачиваются:
    • суточные за время пребывания в командировке;
    • стоимость проезда до места назначения и назад;
    • расходы по найму жилья;
  • оплата труда за выполненную работу командированным работникам осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка.

То есть при начислении заработной платы командированному работнику необходимо сравнить суммы начисленной дневной заработной платы и среднего заработка, исчисленного в соответствии с требованиями Порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100:

  • если дневная заработная плата выше среднего заработка, то за время командировки выплачивается такая заработная плата;
  • если выше средний заработок, исчисленный исходя из величины доходов за два предыдущих месяца, то заработная плата начисляется исходя из величины среднего заработка.

На это не раз обращало внимание Минсоцполитики в своих письмах, отмечая при этом следующее:

  • за дни командировки, оплачиваемые исходя из величины среднедневного заработка текущего месяца, премии не начисляются (см. письмо Минсоцполитики от 22.11.2017 г. № 2779/0/101-17). Если же исчисление средней зарплаты производится исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, то премии учитываются в следующем порядке:
    • премии, начисляемые и выплачиваемые в одном месяце и исчисленные пропорционально отработанному времени, учитываются в фактически начисленном размере;
    • премии, начисляемые и выплачиваемые в текущем месяце за предыдущие периоды, при неполной отработке рабочих дней в расчетном периоде, учитываются пропорционально отработанному времени (см. письмо Минсоцполитики от 18.04.2012 г. № 283/13/155-12);
  • при исчислении средней заработной платы для оплаты времени командировки премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся согласно расчетной ведомости на заработную плату. А премии, выплачиваемые по итогу за квартал или более длительный промежуток времени, при исчислении средней заработной платы включаются в заработок в части, которая соответствует количеству месяцев в расчетном периоде. Например, если квартальная премия была выплачена в мае, при исчислении средней заработной платы в июле будет учитываться 1/3 суммы квартальной премии к заработной плате каждого из месяцев расчетного периода - мая и июня (письмо Минсоцполитики от 21.09.2012 г. № 991/13/84-12);
  • среднедневной заработок за время командировки определяется исходя из выплат за последние два календарных месяца работы, предшествующих месяцу командировки. Так, средняя заработная плата работника, направленного в командировку 18 октября 2016 года и принятого на работу 10 августа 2016 года, будет исчисляться исходя из заработной платы за фактически отработанные дни августа и сентября. В случае если работник направлен в командировку 18 октября 2016 года, но принят на работу 15 сентября 2016 года, расчет осуществляется за фактически отработанные дни в течение сентября и октября. Для работника, принятого на работу в октябре и направленного в командировку 18 октября текущего года, такой расчет будет осуществляться за фактически отработанные дни октября до направления в командировку (письма Минсоцполитики от 08.11.2016 г. № 1537/13/84-16 и от 11.11.2016 г. № 1564/13/84-16).

Также следует учитывать, что согласно ст. 72 КЗоТ работа в выходной день может компенсироваться по соглашению сторон предоставлением другого дня отдыха или в денежной форме в двойном размере по правилам, определенным ст. 107 КЗоТ. Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в соответствии с действующим законодательством, то есть согласно ст. 107 КЗоТ в двойном размере (см. письма Минтруда от 15.10.2007 г. № 250/06/186-07 и от 13.06.2007 г. № 442/13/84-07).

Лица, виновные в нарушении законодательства о труде, в соответствии со ст. 265 КЗоТ несут ответственность согласно действующему законодательству (см. письмо Минсоцполитики от 06.03.2015 г. № 141/18/99-15 и письмо Гоструда от 31.03.2017 г. № 3766/4.3/4.3-дп-17).

Минсоцполитики в письме от 05.01.2018 г. № 8/0/22-18/134 обращает внимание на то, что данная ответственность является финансовой санкцией и к ней применяются общие сроки давности. То есть 1 095 дней (три года), определенных ст. 114 НКУ.

Подробнее вопрос об ответственности за нарушение трудового законодательства рассмотрен в теме Ответственность за нарушение законодательства о труде.

Оформление приказа о направлении работника в командировку

Направление работника в командировку осуществляется руководителем предприятия и оформляется соответствующим приказом (распоряжением), содержащим следующую информацию:

  • фамилия, имя, отчество и должность командируемого лица;
  • пункт назначения;
  • название предприятия, куда командируется работник;
  • цель командировки;
  • срок командировки.

В случае поездки по приглашению к приказу прилагается его копия с переводом (см. также письма Минфина от 17.05.2010 г. № 31-26030-12-27/11504 и от 24.02.2010 г. № 31-26030-13-10/4069).

Формулировка приказа о направлении в командировку может быть следующей.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Направить специалиста отдела сбыта Петренко А.А. в г. Харьков сроком на три дня (с 23 января по 25 января 2018 года) для заключения с ООО Игрек" (г. Харьков) договора на поставку товара.

2. Порядок направления в командировку осуществляется в соответствии с Положением о командировках.

3. Бухгалтерии выдать аванс на командировку в размере 1 500 грн.

После оформления приказа содержащаяся в нем информация доводится до сведения работника под роспись.

Отметим, что при направлении работника в другой населенный пункт ему может понадобиться копия приказа. Связано это с взиманием туристического сбора. Отметим, что командированные лица не являются плательщиками туристического сбора. Для предоставления этой льготы командированному работнику необходимо предъявить приказ о направлении в командировку. На это не раз обращал внимание главный налоговый орган в Базе знаний "ЗІР" (подкатегория 123.02), а также в письмах от 29.04.2011 г. № 12291/7/15-0717 и от 20.08.2012 г. № 1091/0/71-12/15-2217. Отметим, что на практике гостиницы требуют оригинал приказа.

Наличие удостоверений о командировке законодательством не предусмотрено (письмо ГНСУ от 05.05.2011 г. № 8434/6/15-0315).

В табеле рабочего времени рабочие дни пребывания работника в служебной командировке учитываются по буквенному коду "ВД" (цифровому - 07).

Дополнительно следует отметить письмо от 23.04.2013 г. № 146/13/133-13, в котором Минсоцполитики разъясняет, что действующим законодательством не предусмотрено предоставление работнику отпуска без сохранения заработной платы на работе по совместительству в случае, когда по основному месту работы он находится в командировке. В этом случае на основании справки с места работы работника по основному месту работы или копии приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку на работе по совместительству в табеле учета рабочего времени можно сделать отметку "Прочие причины неявок ("I")".

Выдача денежного аванса при направлении в командировку

Законодательство не определяет, за сколько дней до начала командировки предприятие должно выдать аванс. Аванс должен быть выдан до начала командировки, после издания соответствующего приказа.

Сумма аванса рассчитывается исходя из предполагаемых расходов на наем жилья, проезд и суточных.

Выдача аванса на командировку работнику осуществляется на основании соответствующего распоряжения (приказа) руководителя двумя способами:

  • в безналичной форме путем перечисления денежных средств на карточный счет для использования платежной карты;
  • наличными денежными средствами через кассу предприятия.

При этом необходимо учитывать, что согласно п. 19 раздела II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148 (далее - Положение № 148), выдача авансовых денежных средств на командировку осуществляется:

  • при условии представления работником авансового отчета за ранее полученные авансовые средства;
  • до окончания срока командировки.

Нарушение этих требований влечет за собой применение к работодателю штрафных санкций в размере 25 % от выданной суммы в соответствии с Указом Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных денежных средств" (см. также темы Учет расчетов с подотчетными лицами и Штрафные санкции за нарушение норм по регулированию оборота наличных денежных средств).

Напомним, что действующее законодательство не содержит прямых норм, обязывающих работодателя (небюджетное предприятие) выплачивать аванс работнику, направляемому в командировку. Статья 121 КЗоТ только гарантирует работнику возмещение понесенных расходов и получение других компенсаций в связи со служебной командировкой, а также указывает на выплату аванса работникам, направляемым в командировку, в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством. Поскольку для небюджетных предприятий такие порядок и размеры законодательно не установлены, то они самостоятельно определяют порядок выдачи аванса и его размер.

По мнению главного налогового органа (письмо от 03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169), ст. 121 КЗоТ предусмотрена только обязанность предприятия возместить понесенные работником в командировке затраты, поэтому работник небюджетного предприятия может нести расходы в командировке за счет собственных средств, а после возвращения из командировки предприятие должно возместить ему соответствующие расходы. Иными словами обязательность выдачи аванса на командировку для небюджетных предприятий действующим законодательством не предусмотрена.

Однако, на наш взгляд, данный вывод нарушает общие принципы трудового законодательства, ведь если работник направляется в командировку с поручением выполнить для предприятия определенное задание, то для его выполнения предприятие обязано профинансировать работника.

Аналогичного мнения придерживалось и Минсоцполитики, указывая в письме от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13, что необеспечение авансом командированного работника является нарушением трудового законодательства и виновные лица несут ответственность согласно действующему законодательству. Однако при этом данный вывод Минсоцполитики мотивирован не нормами КЗоТ, а нормами Инструкции № 59, которая, как указывалось выше, уже не распространяется на небюджетные предприятия. Иных разъяснений по этому вопросу Минсоцполитики не предоставлено.

Дополнительно отметим, что осуществление работником каких-либо действий для предприятия за собственные средства с последующим возмещением понесенных расходов подпадает под действие ст. 1158 - 1160 ГКУ, то есть относится не к трудовым, а к гражданским правоотношениям, что влечет за собой соответствующее налогообложение возмещаемых работнику сумм. На это обращает внимание ГФС в пункте 3 ИНК от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК.

Таким образом, ГФС четко разграничивает подотчетные суммы, полученные в рамках трудового законодательства, и сделки, совершенные в рамках гражданского законодательства, поскольку подотчетное лицо, по сути, обязано действовать от имени предприятия в пределах сумм, выданных под отчет.

Как бы то ни было, следует признать, что в рамках трудового законодательства подотчетным лицом работник становится при получении авансовых средств на определенные цели с обязательством отчитаться о выполнении задания в определенный срок.

В противном случае операция будет расценена как гражданско-правовые отношения с соответствующим налогообложением.

Во избежание споров с налоговыми органами рекомендуем тщательнее осуществлять расчет авансовых средств, чтобы полностью обеспечить работника необходимыми денежными средствами для выполнения соответствующего задания.

...

С полным текстом этой аналитической статьи можно ознакомиться БЕСПЛАТНО, зарегистрировавшись в онлайн версии электронного журнала.

В статье также освещаются следующие вопросы:

  • Продление срока командировки и выдача дополнительных денежных средств
  • Продление срока командировки и выдача дополнительных денежных средств
  • Отмена командировки (до ее начала) и возврат аванса
  • Отзыв работника из командировки
  • Командировка учредителя

В статье также приведены примеры формулировок приказов:

  • - о продлении командировки;
  • - об отмене командировки;
  • - об отзыве работника из командировки:
    • в связи с нецелесообразностью дальнейшего осуществления поручения;
    • в связи с досрочным выполнением поручения.
Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация