АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Командировочные расходы

Согласно ст. 121 КЗоТ работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилья в порядке и размерах, установленных законодательством.

Однако на сегодняшний день законодательством установлены требования и нормы исключительно для командировок работников предприятий и организаций, частично или полностью финансируемых за счет бюджетных средств, а именно:

Небюджетные предприятия порядок и нормы для служебных командировок устанавливают самостоятельно в коллективном договоре или в отдельных документах. Это может быть утвержденное приказом руководителя Положение о командировках, разработанное согласно специфике предприятия. Главное, чтобы данный документ не нарушал требований законодательства, в частности КЗоТ (см. тему Требования к оформлению служебных командировок).

При этом необходимо учитывать требования п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, который определяет максимальные размеры суточных расходов для командировок (0,1 размера минимальной заработной платы для командировок по Украине и 80 евро - за границу) и указывает на необходимость документального подтверждения служебной командировки.

Выплата суточных в большем размере и возмещение командировочных расходов без документального подтверждения влекут за собой признание этих сумм дополнительным благом с соответствующим обложением налогом на доходы физических лиц (с применением повышающего коэффициента) и военным сбором (см. ИНК от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и письмо ГФС от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16).

Если налоговый агент принимает решение относительно осуществления начисления и уплаты налога на доходы физических лиц (военного сбора) за счет собственных средств, то сумма денежных средств в размере не удержанного налога (сбора) является доходом в виде дополнительного блага и облагается налогом на доходы физических лиц (военным сбором) на общих основаниях. То есть выплачивать налог с доходов физических лиц (военный сбор) за счет средств предприятия нецелесообразно, так как сумма уплаченного налога (военного сбора) трансформируется в дополнительное благо и, соответственно, опять подлежит обложению налогом и сбором (см. письмо ГФС от 03.11.2016 г. № 23653/6/99-99-13-02-03-15).

Сумма такого дохода (дополнительного блага) отражается в налоговом расчете по форме 1ДФ под признаком дохода "126". Напомним, что под признаком дохода "118" отражается излишне израсходованная сумма денежных средств, полученная налогоплательщиком под отчет и не возвращенная в установленный срок (см. также письмо ГУ ГФС в г. Киеве от 13.10.2016 г. № 22230/10/26-15-13-01-12 и тему Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств).

Дополнительно отметим, что не считается командировкой направление работника на вахту и разъездной (передвижной) характер работ. В этих случаях работникам выплачиваются не командировочные расходы, а особого вида надбавка, порядок выплаты которой рассмотрен в теме Выплата надбавок за разъездной (передвижной) характер работ и за работу вахтовым методом.

Суточные расходы

Суточные расходы определяются предприятием самостоятельно и могут быть различными для определенных стран и городов. Как правило, это оформляется отдельным приказом руководителя (см. примерный образец приказа об установлении норм суточных расходов для командировок по территории Украины и за границу).

Причем законодательство не определяет ни минимального, ни максимального предела для суточных расходов небюджетного предприятия, а лишь устанавливает предел, до которого суточные расходы не облагаются налогом на доходы физических лиц.

Так, согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ максимальный размер суточных расходов из расчета за каждый календарный день командировки, который не включается в налогооблагаемый доход командированного лица, составляет:

  • в пределах территории Украины - не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленного на 1 января налогового (отчетного) года, то есть на 2018 год - 372,30 грн. (3 723 грн. х 0,1);
  • для командировок за границу - не более 80 евро по официальному курсу гривни к евро, установленному НБУ.

Сумма суточных определяется по сроку командировки на основании документов, подтверждающих ее фактическое осуществление:

  • в пределах Украины и стран, въезд на территорию которых не нуждается наличия визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;
  • в страны, въезд на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), - согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, которые подтверждают фактическое пребывание лица в командировке).

При отсутствии подтверждающих документов сумма суточных включается в налогооблагаемый доход командированного лица в полном объеме.

Обращаем внимание, что в соответствии с требованиями ст. 12 Закона Украины от 05.11.2009 г. № 1710-VI "О пограничном контроле" отметка о пересечении государственной границы в паспортных документах граждан Украины по умолчанию не проставляется. Для ее проставления необходимо личное обращение гражданина (см. также письмо Администрации Государственной пограничной службы Украины от 16.03.2011 г. № 234/я-1100).

То есть формально работник может прибыть из загранкомандировки без отметок о пересечении границы.

В связи с этим п. 17 раздела III Инструкции № 59 установлено, что при отсутствии первичных или каких-либо других документов, подтверждающих фактическое пребывание работника в командировке, к отчету прилагаются:

  • заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта или заменяющего его документа с фамилией командированного работника и отметками пограничных служб о пересечении границы (при их наличии);
  • или справка Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины (в которой указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы, серия, номер, тип и название паспортного документа).

То есть при необходимости (при отсутствии отметок о пересечении границы) можно взять справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы относительно пересечения командированным работником государственной границы Украины, и это будет подтверждением пребывания работника в загранкомандировке для выплаты суточных расходов.

Возможность получения такой справки следует учитывать и небюджетным предприятиям в Положении о командировках.

То есть НКУ устанавливает ограничения относительно суммы суточных и требует подтверждения факта командировки.

При этом предприятия приказом могут установить размер суточных, превышающий установленное ограничение. Разница будет подлежать налогообложению как дополнительное благо, о чем работник должен быть оповещен заранее. При отсутствии соответствующих документов дополнительным благом будет признана вся сумма суточных расходов.

Например, приказом установлен размер суточных расходов по Украине 400 грн. Работник был в командировке 4 дня. Фактически суточные расходы, выплаченные ему, составляют 1 600 грн. (400 грн. х 4 дн.), из них не подлежат налогообложению только 1 489,20 грн. (372,30 грн. х 4 дн.). Разница - 110,80 грн. (1 600 - 1 489,20) признается дополнительным благом и подлежит соответствующему обложению налогом на доходы физических лиц и военным сбором. Если же при этом нет никаких документов, подтверждающих, что работник действительно был в командировке (ни отметки о пересечении государственной границы, ни проездных билетов, ни гостиничных счетов, ни каких-либо отметок о выполнении задания), то дополнительным благом будет признана вся сумма выплаченных суточных в размере 1 600 грн.

Относительно минимального размера суточных необходимо отметить письмо от 21.12.2016 г. № 1732/0/101-16/28, в котором Минсоцполитики сообщает, что размер суточных не может быть ниже 30 грн. в день, как это установлено Постановлением № 98.

И хотя небюджетные предприятия имеют право не руководствоваться этим документом, ст. 121 КЗоТ гарантирует работникам выплату суточных расходов, поэтому не выплачивать работникам суточные при командировках предприятие не имеет права. В противном случае это будет нарушением трудового законодательства (см. также тему Ответственность за нарушение законодательства о труде).

Дополнительно отметим, что оговорка относительно уменьшения суточных расходов в случае включения питания в стоимость проживания в гостинице не является обязательной. Если она отсутствует в Положении о командировках небюджетного предприятия, то суточные выплачиваются в полном размере, невзирая на то, что в гостиничный счет включено питание. На это также обращал внимание главный налоговый орган в письме от 31.03.2012 г. № 5742/6/15-1415.

Расходы на проезд

Законодательство не ограничивает вид транспорта, которым командированное лицо добирается до места командировки и обратно, а также перемещается по месту командировки. То есть предприятие может компенсировать командированному лицу любые расходы на проезд по собственному усмотрению, в пределах требований утвержденных на предприятии правил о командировках.

При этом п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ устанавливает ряд требований к этому виду расходов, невыполнение которых влечет за собой признание выплаченной работнику компенсации на проезд дополнительным благом с соответствующим налогообложением.

Так, согласно данной норме не считаются дополнительным благом расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте) при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки соответствующим видом транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе для чартерных рейсов.

Транспортный билет должен соответствовать утвержденной форме.

Фамилия работника, указанная в проездном билете, должна совпадать с фамилией работника, направленного в командировку согласно приказу о командировке. На это обращает внимание Минфин в письме от 21.10.2013 г. № 31-07230-16-10/30556, не уточняя, о каких формах идет речь, поскольку не все формы транспортных билетов содержат реквизит, в котором указывается фамилия лица.

Даты, указанные в проездных билетах, должны совпадать с датами, указанными в приказе о командировке. Однако на практике бывают случаи, когда работник возвращается из командировки раньше или позже срока, уведомив об этом руководителя. Изменение срока командировки следует должным образом оформить, издав соответствующий приказ на основании докладной записки командированного лица, в которой описаны причины задержки.

ГФС в ИНК от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК признает, что не считается дополнительным благом сумма возмещения стоимости билетов на проезд (если это согласовано с работодателем), если даты на транспортных билетах не совпадают с датами, определенными в приказе о направлении работника в командировку.

Однако на практике бывают ситуации, когда работник направляется в командировку из отпуска. В этом случае ГФС настаивает на признании сумм возмещения стоимости транспортного билета дополнительным благом. То есть если работник отбыл в командировку не с основного места работы, а с места отдыха, что подтверждается транспортным билетом, который приобретен за счет предприятия, то стоимость этого билета признается дополнительным благом и подлежит соответствующему налогообложению (см. ИНК от 31.01.2018 г. № 369/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Аналогично происходит, если дата на транспортном билете не совпадает с датой прибытия работника из командировки (согласно приказу о командировке) в связи с его задержкой на несколько рабочих дней, что оформлено как отпуск. В этом случае сумма возмещенных расходов на проезд с места отдыха также признается дополнительным благом (см. ИНК от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК).

Помимо транспортных расходов, работник может понести и прочие расходы, связанные, к примеру, с использованием камеры хранения или пользованием услугами комнаты отдыха на вокзале. Правомерность учета таких расходов должна быть отражена в разработанных на предприятии правилах о командировках и подтверждена соответствующими документами.

Проезд железнодорожным транспортом

Механизм учета расчетных операций при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, а также требования к формам бланков проездных и перевозочных документов установлены Порядком, утвержденным приказом Миндоходов и Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее - Порядок № 331). То есть форма железнодорожного билета должна соответствовать требованиям данного документа.

Кроме этого, при приобретении электронного билета необходимо учитывать следующее. Согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ в случае приобретения электронных билетов подтверждающими документами являются посадочный талон и документ об оплате.

В п. 1.4 Порядка № 331 приведена следующая терминология:

  • электронный проездной (перевозочный) документ - это электронный документ, сформированный в соответствии с Законом Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте" при помощи программно-аппаратного комплекса по оформлению/возврату электронных проездных (перевозочных) документов для обеспечения пассажирских перевозок, который является договором на перевозку пассажира (багажа);
  • посадочный документ - это визуальная форма электронного проездного документа или его части на бумажном или электронном носителе информации (мобильный телефон, смартфон, планшет, компактный персональный компьютер, чип-карта и т. п.), которая содержит уникальный код и уникальный номер электронного проездного документа, информация с которого считывается соответствующим устройством или заносится в соответствующую ведомость по установленной форме;
  • проездной документ - это расчетный документ установленной формы, оформленный на соответствующем бланке проездного документа или сформированный в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка № 331 и действующего законодательства, который удостоверяет заключение договора между железной дорогой и пассажиром на проезд и выдается пассажиру после оплаты им стоимости этой услуги.

При этом разделом V Порядка № 331 установлено, что посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами).

По мнению главного налогового органа, РРО в соответствии с п. 4 ст. 9 Закона о РРО не применяются при продаже проездных и перевозочных документов на железнодорожном (кроме пригородного) и авиационном транспорте с оформлением расчетных и отчетных документов и на автомобильном транспорте с выдачей талонов, квитанций, билетов с нанесенными печатным способом серией, номером, номинальной стоимостью (см. Базу знаний "ЗІP", подкатегория 109.02).

Таким образом, документальным подтверждением расходов на проезд при приобретении электронного билета на железнодорожный транспорт является распечатанный на бумаге посадочный документ, который одновременно является и посадочным талоном, и расчетным документом. То есть в данном случае выполняется условие, предусмотренное п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ (см. письма ГФС от 24.03.2017 г. № 5972/6/99-99-13-02-03-15 и от 15.12.2016 г. № 27169/6/99-99-13-02-03-15, а также ИНК от 21.12.2017 г. № 3098/6/99-95-42-03-15/ІПК).

Дополнительно отметим ИНК от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК, в которой речь идет о том, что согласно п. 2.26 Правил перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденных приказом от 27.12.2006 г. № 1196, каждый пассажир имеет право занимать одно место согласно приобретенному проездному документу. По желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне "СВ". При условии следования одного пассажира в отдельном купе проезд оформляется одним проездным документом. Возмещение расходов на проезд по такому билету не является дополнительным благом работника.

Однако, на наш взгляд, небюджетное предприятие правомерность приобретения такого билета командированным лицом должно предусмотреть в Положении о командировках. То есть командированные работники обязаны знать, билеты каких категорий они имеют право приобретать за счет предприятия.

...

С полным текстом этой аналитической статьи можно ознакомиться БЕСПЛАТНО, зарегистрировавшись в онлайн версии электронного журнала.

В статье также освещаются следующие вопросы:

    • Проезд авиационным транспортом
    • Проезд автобусом
    • Проезд автомобилем
    • Проезд в такси
    • Расходы на проживание
    • Учет командировочных расходов
    • Примеры отражения в учете командировочных расходов

В статье также приведен числовой пример отражения в учете командировочных расходов:

    • по командировке в пределах Украины;
    • сверхнормативных суточных расходов;
    • по командировке за границу в случае превышения суммы аванса над фактически понесенными расходами;
    • по командировке за границу в случае превышения фактических расходов над суммой полученного аванса;
    • с использованием валютной корпоративной платежной карты.
Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация