X
АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера

Работник вернулся из командировки. Какими документами подтвердить расходы на проезд командированного лица железнодорожным транспортом при приобретении электронного билета

Как ни странно, но на сегодняшний день этот вопрос остается актуальным, не взирая на то, что НКУ уже не содержит п.п. 140.1.7, определяющего требования к командировочным расходам. С 1 января 2015 года налог на прибыль определяется на основании данных финансовой отчетности, сформированных по правилам бухгалтерского учета и скорректированных на разницы в соответствии с положениями раздела III НКУ, который уже не содержит никаких специальных правил по отражению в учете командировочных расходов.

Однако в письме от 17.09.2015 г. № 21961/10/28-10-06-11 Межрегиональное ГУ ГФС - Центральный офис по обслуживанию крупных налогоплательщиков, указывая на требования Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного совместным приказом Миндоходов и Мининфраструктуры от 30.05.2013 г. № 331/137 (далее - Порядок № 331), заявляет, что для подтверждения расходов на приобретение электронного билета необходим следующий пакет документов:

оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающий осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру);

распечатанная на бумаге часть электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

оригинал отрывной части посадочного талона пассажира;

посадочный документ, перевозочный документ, распечатанный на бумажном носителе (транспортный билет).

Кроме этого, в письме отмечается, что, в зависимости от формы оплаты за электронный билет, расчетным документом является, в частности при оплате с помощью банковской платежной карты, квитанция платежного терминала об оплате стоимости билетов с применением платежной карты или выписка из соответствующего счета, заверенная подписью и печатью банковского учреждения.

Что пытался разъяснить налоговый орган, остается загадкой - при железнодорожной поездке никакой маршрут-квитанции Порядок № 331 не предусматривает. Скорее всего, авторы письма перепутали железнодорожные перевозки с авиаперевозками.

Однако из этого письма можно сделать один очень важный и неутешительный вывод для налогоплательщиков. Невзирая на то, что раздел III НКУ уже не содержит ограничений относительно формирования расходов (в том числе и командировочных), налоговые органы на местах все равно пытаются навязать налогоплательщикам сложные алгоритмы подтверждения расходов, что в принципе нивелирует сам подход к порядку приобретения электронных билетов, который как раз направлен на ускорение совершения операции и уменьшение никому не нужного документооборота. А при такой позиции налоговых органов проще приобрести билет в кассе по старинке.

Как мы уже отмечали выше, с 1 января 2015 года налог на прибыль определяется на основании данных финансовой отчетности, сформированных по правилам бухгалтерского учета. Поэтому для учета командировочных расходов предприятие должно руководствоваться исключительно правилами бухгалтерского учета, а также разработанными самостоятельно правилами, утвержденными руководителем и действующими для работников предприятия при направлении в командировку. Такие правила могут быть отражены в коллективном договоре или установлены отдельным документом, например, положением о служебных командировках, утвержденным руководителем предприятия (см. примерный образец Положения о командировках в нашем журнале).

Обращаем внимание, что бухгалтерские стандарты не содержат никаких специальных требований для подтверждения расходов по проезд к месту командировки и обратно. Главное, чтобы документ, подтверждающий проезд, имел все необходимые реквизиты первичного документа (см. п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88).

Отметим также, что Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, содержащая требования к первичным документам, подтверждающим командировочные расходы, распространяется исключительно на организации, частично или полностью финансируемые за счет бюджетных средств.

Однако при этом необходимо учитывать, что для целей обложения налогом на доходы физических лиц расходы на проезд должны быть подтверждены документами, подтверждающими стоимость таких расходов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате за все виды транспорта (п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

На наш взгляд, основанный на нормативных актах, регулирующих правила перевозок пассажиров железнодорожным и авиатранспортом, документальным подтверждением расходов на проезд при приобретении электронного билета является:

для железнодорожного транспорта - распечатанный на бумаге посадочный документ, который одновременно является и посадочным талоном, и расчетным документом. Напомним, что согласно раздел V Порядка № 331 посадочный документ, перевозочный документ, документ на возврат и документ на услуги, распечатанные на бумажном носителе, являются расчетными документами (транспортными билетами);

для авиатранспорта - оригинал расчетного документа на оплату билета, маршрут/квитанция и отрывная часть посадочного талона.

Подробнее эти вопросы рассмотрены в нашем журнале в темах Командировочные расходы и Порядок направления работника в командировку.

Дополнительно отметим, что если командированное лицо не предоставляет в бухгалтерию вышеуказанные документы, то сумма возмещенных ему расходов на приобретение электронного билета является объектом обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п.п. 164.2.17 "г" п. 164.2 ст. 164 НКУ. Этот вопрос подробно рассмотрен в электронном журнале "Аверс-Бухгалтерия" в теме Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств.

Также приглашаем всех коллег, интересующихся рассмотренными проблемами, присоединиться к обсуждению данной темы.

Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter