АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Доходы, полученные в виде подотчетных денежных средств

Расчеты с подотчетными лицами основываются на правилах проведения операций с наличностью в национальной и иностранной валюте, что влечет за собой ряд особенностей, связанных в первую очередь с кассовой дисциплиной, представления отчета об использовании подотчетных сумм и удержания налога на доходы.

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, в соответствии с п.п. 170.9.2 п. 170.9 ст. 170 НКУ представляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, которое выдало средства под отчет.

Если расходы, связанные с командировкой или выполнением некоторых гражданско-правовых действий были оплачены с использованием корпоративных платежных карточек, дорожных, банковских или именных чеков, других платежных документов, то следует руководствоваться нормами п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, а именно:

  • в случае если во время служебных командировок командированное лицо - налогоплательщик получил денежные средства с применением платежных карточек, он подает отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до истечения третьего банковского дня после завершения командировки (п.п. "а" п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ);
  • в случае если во время служебных командировок командированное лицо - налогоплательщик использовал платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, срок представления налогоплательщиком отчета об использовании выданных на командировку средств не должен превышать 10 банковских дней. При наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может его продолжить до 20 банковских дней до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами (п.п. "б" п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

Соответствующее разъяснение изложено в индивидуальной налоговой консультации ГФС от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК.

Дополнительно отметим, что ГФС в письме от 13.05.2017 г. № 175/5/99-99-13-02-03-16/ІПК обращает внимание, что перенос срока предоставления работником отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, и возврат суммы излишне израсходованных средств, полученных таким работником на командировку, в случае его временной нетрудоспособности не предусмотрен.

Форма отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утверждена приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.

Главным условием, необходимым для возмещения командировочных расходов, как указывает ГФСУ в письмах от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16, от 09.12.2016 г. № 26781/6/99-99-13-02-03-15, от 28.11.2016 г. № 25705/6/99-99-13-02-03-15, от 03.11.2016 г. № 23653/6/99-99-13-02-03-15, и от 19.07.2017 г. № 1264/ІПК/28-10-01-03-11 является наличие оригиналов документов, которые подтверждают стоимость понесенных затрат (билеты, квитанции, чеки и т. п.).

В индивидуальной налоговой консультации ГУ ГФС в Запорожской области от 14.12.2017 г. № 2981/ІПК/08-01-13-02-10 дополнительно разъясняется, что если работником в отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, включена, например, оплата стоимости проживания в отеле, которая фактически им не уплачена, то указанная сумма является излишне израсходованной и подлежит обложению налогом на доходы, независимо от того, что такая сумма будет возвращена работником в дальнейшем.

При наличии излишка потраченных средств их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет хозяйствующего субъекта, выдавшего их, до или во время представления указанного отчета.

Удержание налога на доходы

Порядок налогообложения сумм излишне израсходованных денежных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок, регулируется п. 170.9 ст. 170 НКУ.

При налогообложении суммы, выданной налогоплательщику под отчет и не возвращенной им в течение установленного срока, налоговым агентом является лицо, которое выдало такую сумму (см. также индивидуальные налоговые консультации ГУ ГФС в Запорожской области от 14.12.2017 г. № 2981/ІПК/08-01-13-02-10 и ГФС от 19.10.2017 г. № 2301/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Налог, начисленный на невозвращенные денежные средства, удерживается за счет любого налогооблагаемого дохода подотчетного лица (после его налогообложения) за соответствующий месяц, а в случае если суммы такого дохода недостаточно, - за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты суммы этого налога.

В случае, когда налогоплательщик прекращает трудовые отношения с лицом, которое выдало средства под отчет, сумма налога удерживается за счет последней выплаты налогооблагаемого дохода во время проведения окончательного расчета. Если суммы такого дохода недостаточно, и работодатель не взыскивает с него долг иным способом (например, в судебном порядке) непогашенная часть налога должна включаться в налоговое обязательство налогоплательщика по результатам отчетного (налогового) года и отражается в представляемой им налоговой декларации (см. письмо ГНСУ от 22.11.2012 г. № 5743/0/61-12/15-1415).

Если вследствие смерти налогоплательщика или признания его судом без вести пропавшим или умершим полное удержание налога является невозможным, то налог удерживается при начислении дохода за последний для такого налогоплательщика налоговый период, а непогашенная его часть признается безнадежной к уплате.

В случае невыполнения указанных действий, невозвращенная сумма подлежит обложению налогом на доходы физических лиц (дополнительно см. письма ГНАУ от 12.05.2011 г. № 8882/6/17-0215 и КРУ от 09.03.2011 г. № 02-18/283).

Расчет суммы налога, удерживаемого с невозвращенных подотчетных денежных средств производится с учетом норм п. 164.5 ст. 164 НКУ, то есть налог на доходы исчисляется исходя из величины невозвращенной суммы, умноженной на специально рассчитываемый коэффициент (К = 100 : (100 – Сп)), где Сп – ставка налога, установленная на дату его начисления (см. также письма ГФС от 30.08.2016 г. № 15006/5/99-99-13-02-03-16, от 17.05.2017 г. № 232/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и ГУ ГФС в Запорожской области от 14.12.2017 г. № 2981/ІПК/08-01-13-02-10).

В случае начисления (выплаты) налогооблагаемого дохода физическому лицу налоговым агентом, налог на доходы (как и военный сбор) начисляется, удерживается и уплачивается этим агентом исключительно за счет такого дохода (см. письмо ГФС от 03.11.2016 г. № 23653/6/99-99-13-02-03-15). Если же налоговый агент принимает решение относительно проведения начисления и уплаты налога на доходы физических лиц (военного сбора) за счет собственных средств, то сумма средств в размере не удержанного налога (сбора) является доходом в виде дополнительного блага и облагается налогом на доходы физических лиц (и военным сбором) на общих основаниях.

В письме ГУ ГФС в г. Киеве от 13.10.2016 г. № 22230/10/26-15-13-01-12 разъясняются различия между доходами в виде дополнительного блага и излишне израсходованной суммой денежных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленный срок.

Так, дополнительным благом будет считаться и, соответственно, облагаться налогом на доходы физических лиц и военным сбором возмещение предприятием командированному лицу:

  • уммы суточных в большем размере, чем установлено (в сумме превышения таких суточных над предельно допустимой);
  • командировочных расходов, не подтвержденных соответствующими документами.

При этом главный налоговый орган указывает что доход, полученный налогоплательщиком как дополнительное благо, отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ под кодом признака дохода "126".

В свою очередь, излишне израсходованная сумма денежных средств, полученная налогоплательщиком на командировку или под отчет, и не возвращенная в установленный срок, отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ под кодом признака дохода "118".

Дополнительно следует обратить внимание на ситуацию, когда работник приобретает товары для предприятия или тратит деньги на командировку без предварительного получения аванса. ГФС считает (см. индивидуальную налоговую консультацию от 23.02.2018 г. № 765/6/99-99-12-02-03-15/ІПК) что в этом случае сумма средств, возмещаемых работодателем работнику, является его доходом, с которого должны быть удержаны налог на доходы и военный сбор. Такой вывод сделан на основании того, что рассматриваемая операция фактически приравнивается к купле - продаже между предприятием и физическим лицом. При этом для определения базы налогообложения расходы физического лица не учитываются.

...

С полным текстом этой аналитической статьи можно ознакомиться БЕСПЛАТНО, зарегистрировавшись в онлайн версии электронного журнала.

В статье также освещаются следующие вопросы:

    • Начисление единого социального взноса
    • Удержание военного сбора
    • Порядок ведения кассовых операций
Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация