АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Особенности заполнения трудовой книжки

Учитывая, что правильность заполнения трудовых книжек является одним из наиболее часто проверяемых вопросов при проверках (инспекционных посещениях) Гоструда, необходимо обратить внимание на особенности внесения записей в трудовые книжки работников с целью недопущения возможных ошибок и нарушений.

Согласно п. 2.1 Инструкции о трудовых книжках трудовые книжки (вкладыши к ним) заполняются в соответствующих разделах на украинском и русском языках. И хотя Минтруда в письмах от 19.10.2005 г. № 09-488-к, от 21.11.2012 г. № 183/06/186-12 и от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06 считает, что трудовые книжки должны заполняться только на украинском языке, однако Инструкция о трудовых книжках такой нормы не содержит.

При этом, как следует из разъяснения Минсоцполитики в газете "Праця і зарплата" (№ 23 (939), июнь 2015 г., стр. 6), не будет считаться нарушением общеустановленных правил ведения официального делопроизводства, если записи будут внесены в трудовую книжку на украинском языке в русскоязычной ее части предыдущих образцов. Такой же позиции придерживается и ВАСУ (см. определение от 31.10.2017 г. № 804/6752/16).

Записи в трудовую книжку производятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой чернилами черного, синего или фиолетового цвета.

Записи о датах (приема, перевода, увольнения и т. д.) производятся арабскими цифрами, причем число и месяц обязательно двузначными цифрами, а год - четырехзначными (например, 01.02.2015 г.).

Заверение записей в трудовой книжке подписью и печатью работодателя производится только при увольнении работника. Каждая внесенная в трудовую книжку запись (о приеме на работу, о переводе, о присвоении квалификации и др.) печатью не заверяется. Исключение в этом случае составляют записи о награждениях и поощрениях, которые заверяются печатью работодателя при каждом их внесении в трудовую книжку.

Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе или увольнении, а также о наградах и поощрениях вносятся после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока (семи дней), а в случае увольнения - в день увольнения. Такие записи должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

С каждой записью, внесенной в трудовую книжку, работник должен быть ознакомлен под роспись в личной карточке (III раздел оборотной стороны типовой формы № П-2), в которой повторяется запись, сделанная в трудовой книжке (см. также письма Минсоцполитики от 12.12.2016 г. № 1648/0/101-16/28, от 21.11.2016 г. № 09.4-12/307-16).

Если работнику во время работы по основному месту работы не были внесены записи в трудовую книжку, то в дальнейшем внесение записей после его увольнения трудовым законодательством не предусмотрено (см. письмо Минтруда от 03.04.2002 г. № ОК06-К7740/4).

Требования к наименованию должностей

Записи о наименовании работы, профессии, должности, на которую принимается работник, производятся для рабочих и служащих только в соответствии с наименованием профессий и должностей, определенных в Единой государственной классификации профессий всех категорий работников на основании международных стандартов. На сегодняшний день действует Классификатор профессий ДК 003:2010, утвержденный приказом Госпотребполитики от 28.07.2010 г. № 327 (подробнее см. тему Применение государственного классификатора профессий). Отдельные особенности применения Классификатора профессий ДК 003:2005 и Классификатора профессий ДК 003:2010 рассмотрены в письмах Минтруда от 30.09.2009 г. № 179/06/187-09, от 17.06.2008 г. № 165/06/186-08, от 10.04.2008 г. № 47/18/82-08, от 07.05.2010 г. № 5782).

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае запись в трудовой книжке производится на основании приказа, изданного по результатам аттестации рабочих мест, и должна соответствовать наименованию должности (работы), предусмотренному следующими списками производств, работ и профессий, иначе работник может утратить право на получение пенсии на льготных условиях:

Таким образом, если работник имеет право на пенсию на льготных условиях, то в трудовую книжку обязательно вносится запись об аттестации рабочего места в подтверждение этого права (см. разъяснение Минсоцполитики в газете "Праця і зарплата" № 17 (1029), май 2017 г., стр. 17, а также определение ВАСУ от 31.10.2017 г. по делу № 804/6752/16).

Этот вопрос рассмотрен также в письме Минтруда от 10.04.2008 г. № 47/18/82-08 и в теме Аттестация рабочих мест по условиям труда.

Разделы трудовой книжки

Трудовая книжка состоит из пяти нижеследующих разделов:

  • сведения о работнике;
  • сведения о работе;
  • сведения о награждениях;
  • сведения о поощрениях;
  • сведения о назначении пенсии.

Заполнение раздела "Сведения о работнике" или первой страницы трудовой книжки

Сведения о работнике согласно п. 2.11 Инструкции о трудовых книжках вносятся на 1-ю и 33-ю страницы на украинском и русском языках на основании паспорта или свидетельства о рождении и заверяются печатью работодателя (или отдела кадров работодателя). К таким сведениям относятся: фамилия, имя, отчество, дата рождения работника, также указывается дата заполнения трудовой книжки. Указанные сведения работник заверяет свой подписью. Далее первую страницу подписывает должностное лицо работодателя, ответственное за выдачу трудовой книжки, и заверяет печатью предприятия (или отдела кадров).

Особенности заполнения этого раздела рассмотрены также в письмах Минтруда от 24.03.2009 г. № 3259/0/14-09/06, от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07 и от 09.03.2004 г. № 09-118.

При этом следует обратить внимание на проблему заполнения физическим лицом - работодателем первой страницы трудовой книжки работнику, трудоустраивающемуся впервые.

Согласно п. 2.12 Инструкции о трудовых книжках первую страницу трудовой книжки, на которой указываются сведения о работнике, должно подписать лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и затем поставить печать предприятия, на котором впервые заполняется трудовая книжка, или печать отдела кадров. То есть физическое лицо - работодатель не имеет права заполнять первую страницу трудовой книжки, что также следовало из многочисленных разъяснений Минюста, Минтруда и Госкомпредпринимательства в письмах от 24.03.2006 г. № 21-5-172, от 23.03.2006 г. № ДЦ-12-1528/0/6-06, от 12.03.2007 г. № 66/06/186-07 и от 30.03.2006 г. № 2421.

Однако начиная с 2015 года позиция Минсоцполитики по этому вопросу кардинально изменилась.

Так, в письмах Минсоцполитики от 29.06.2016 г. № 3475/0/10-16/06 и от 03.12.2015 г. № 492/06/186-15 сообщается, что ст. 48 КЗоТ не содержит исключений для физических лиц - предпринимателей, являющихся работодателями, в части ведения трудовых книжек своих работников, в том числе заполнения первой страницы, содержащей сведения о работнике, который приступает к работе впервые. При этом указывается, что физическое лицо - предприниматель проставляет свою подпись и печать (в случае ее наличия) на первой странице трудовой книжки.

Заполнение раздела "Сведения о работе"

Этот раздел состоит из четырех граф, которые заполняются в порядке, определенном п. 2.14 - 2.22 Инструкции о трудовых книжках.

При приеме на работу в графе 3 этого раздела в виде заголовка (перед записью о приеме на работу) указывается полное наименование предприятия (учреждения, организации) или проставляется специальный штамп, содержащий такую информацию о полном наименовании предприятия и его ЕГРПОУ. Причем такая запись не нумеруется, а после ее внесения в 3 графе производится запись о приеме на работу с обязательным заполнением 1 - 4 граф этого раздела.

Далее, в 3-ю графу трудовой книжки вносятся отдельной строкой сведения (до наименования предприятия и до занесения сведений о работе на этом предприятии):

  • о сроке службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
  • о времени обучения в профессиональных учебно-воспитательных учреждениях и других заведениях, учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т. п.);
  • о времени обучения в высших учебных заведениях, включая время работы в студенческих лагерях, прохождения производственной практики, при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной деятельности, а также времени нахождения в аспирантуре и клинической ординатуре, прохождения стажировки. Такие записи в трудовую книжку вносятся по месту работы только в том случае, если они ранее не были внесены высшим учебным заведением согласно п. 2.16 Инструкции о трудовых книжках;
  • о работе в качестве членов колхоза, если законодательством предусмотрено включение этой работы в общий трудовой стаж;
  • о времени ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, требующим постоянной посторонней помощи, в том числе достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению);
  • о периоде получения пособия по безработице (эти сведения вносятся в трудовую книжку органом государственной службы занятости населения).

Как следует из письма Минтруда от 19.01.2007 г. № 09-43, согласно п. 2.18 Инструкции о трудовых книжках в трудовую книжку по месту работы вносят отдельной строкой сведения о времени службы в Вооруженных Силах Украины и иных войсках с указанием даты призыва и даты увольнения со службы на основании военного билета, а данные об участии в боевых действиях в трудовую книжку не вносятся. Обычно такие сведения находятся в личном деле работника и подтверждаются копией военного билета, справкой из военкомата и др.

Если работник до приема на работу на данное предприятие не имел трудового стажа, то перед первой записью в трудовой книжке иногда вносилась запись в разделе "Сведения о работе" следующего содержания: "До приема на работу трудового стажа не имел", хотя внесение такой записи прямо не предусмотрено Инструкцией о трудовых книжках.

Особенности внесения в трудовую книжку записи о временной работе, выполняемой в соответствии с Порядком организации общественных и других работ временного характера, утвержденным постановлением КМУ от 20.03.2013 г. № 175, см. в письме Минсоцполитики от 05.06.2013 г. № 6058/0/14-13/026.

Заполнение раздела "Сведения о награждениях"

В данный раздел согласно п. 2.2 Инструкции о трудовых книжках вносится информация о награждении государственными наградами Украины и отличиями Украины.

Заполняется этот раздел в таком же порядке, что и раздел "Сведения о работе", т.е. сначала указывается полное наименование работодателя, затем заполняются 1-4 графы этого раздела.

Записи в этом разделе вносятся, заверяются подписью руководителя или ответственного лица и заверяются печатью в течение 7 дней после издания соответствующего приказа.

Заполнение раздела "Сведения о поощрениях"

В этот раздел вносятся данные о поощрениях за труд (открытиях, за которые выдан диплом; рационализаторских предложениях и изобретениях; выплаченных в связи с поощрением вознаграждениях; поощрениях, предусмотренных коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и др.).

Сведения о выплате премии, предусмотренной системой оплаты труда предприятия, или премии, имеющей регулярный характер, в трудовую книжку не вносятся (п. 2.24 Инструкции о трудовых книжках).

Заполнение раздела "Сведения о назначении пенсии"

При назначении пенсии по возрасту и за выслугу лет в этом разделе трудовой книжки ставится штамп "Пенсия назначена" органами, назначающими пенсии. По ранее действовавшим правилам такой штамп или отметка ставились на первой (титульной) странице трудовой книжки.

...

С полным текстом этой аналитической статьи можно ознакомиться БЕСПЛАТНО, зарегистрировавшись в онлайн версии электронного журнала.

В статье также освещаются следующие вопросы:

    • Внесение записи при реорганизации предприятия или изменении его собственника
    • Особенности заполнения трудовых книжек некоторых категорий работников
    • Трудовая книжка руководителя предприятия
    • Трудовые книжки по трудовым контрактам
    • Трудовые книжки студентов
    • Трудовые книжки работников иностранных представительств
    • Трудовые книжки совместителей
    • Трудовые книжки наемных работников физических лиц - работодателей
    • Сведения, которые не вносятся в трудовые книжки
Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация