X
АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера
sales@avers.dp.ua
(056) 790-12-72
093 616-89-06 (приемная)
093 616-83-31 (отдел продаж)

Электронный документооборот: экономно, прогрессивно, просто

На сегодняшний день уже многие организации знакомы с понятием "электронный документооборот" (ЭДО).

Согласно Закону Украины от 22.05.2003 г. № 851-IV "Об электронных документах и электронном документообороте" электронный документооборот - это совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, которые выполняются с применением проверки целостности и при необходимости с подтверждением факта получения таких документов.

Логически корпоративный ЭДО можно разделить на две части: внутренний и внешний.

Контролирующие органы постепенно обязывают нас переходить на внешний ЭДО. Предприятия начали обзаводиться соответствующими системами, но используют их крайне узконаправленно, обмениваясь только отчётностью.

А почему так происходит?! Потому что далеко не каждая фирма готова принимать и отправлять другие документы, ведь она не настроила своё внутреннее делопроизводство.

Давайте рассмотрим, как же воплотить в жизнь внутренний ЭДО.

Обмен первичной документацией

Важность этого процесса вряд ли кто-нибудь будет оспаривать. Сколько можно сэкономить, если громадное количество бумажных счетов, актов и накладных вдруг станут исключительно электронными?

Для этого нужно их перевести в XML-формат и обрабатывать входящую и исходящую документацию в единой учётной системе, например, 1С или SAP.

Могут возникнуть сложности, если перед окончательным внесением первичного документа его нужно согласовать с партнерами или коллегами. Но и такие нюансы уже учтены в современных системах ЭДО. Ярким примером является ПО M.E.Doc в комплексе с модулем "Медовая стыковка".

Документы с индивидуальной структурой

К таким документам можно отнести различные договоры, дополнительные соглашения, приложения и т. п. Они не имеют строгой формы, которая регламентирована государством, но имеют ряд обязательных реквизитов. И с ними также нужно иметь дело каждому предприятию.

При этом, как правило, каждая серьезная организация разрабатывает свой стандартный шаблон для различных типов документов. В таком случае для автоматизации ЭДО нужно запрограммировать канал связи между системой, поддерживающей ЭДО, и той, где формируются документы.

После этого, например, в 1С необходимо нажать соответствующую кнопку, документ попадает в M.E.Doc, а оттуда отправляется адресату. Адресат в свою очередь может согласовать изменения в данном документе и отправить его обратно.

Что при этом происходит? Конечно же, фирма экономит время, деньги и нервы!

Для приведения в действие внутреннего ЭДО организации нужно соответствующим образом настроить свое программное обеспечение и четко распределить роли между сотрудниками: кто получает корреспонденцию, кто проверяет и согласовывает, кто подписывает, кто делает отправку и т. д.

Таким образом будет сформулирована четкая и понятная схема работы коллектива. Как правило, в результате этого либо значительно сокращается число задействованных работников, либо уменьшается время, которое затрачивается на обработку документов. И то, и другое выгодно работодателю.

Но что делать, если предприятие имеет довольно скромный документооборот? В этом случае на помощь приходят соответствующие веб-сервисы ЭДО, которые стоят дешевле своих настольных аналогов. Однако, они также могут отправлять отчётность и работать с первичными документами. И при этом они "не привязаны" к конкретному рабочему месту. Продолжить работу всегда можно с любого компьютера, где есть доступ к Интернету. Примером такого веб-сервиса является "СОТА".

Подведем итоги

В данной статье были рассмотрены особенности внедрения электронного документооборота на предприятии.

Его преимущества:

  • уменьшение затрат на расходные материалы;
  • ускорение бизнес-процессов;
  • защищенность и достоверность информации;
  • ‎соответствие современным требованиям законодательства.

Существующие системы ЭДО имеют возможность обмениваться данными с учетными системами. Поэтому достаточно единоразово автоматизировать процесс и использовать ЭДО в свое удовольствие. Новые доработки понадобятся в том случае, если произошли какие-нибудь изменения в требованиях к документам или маршруте обмена.

Все вышеописанные технологии в совершенстве освоены специалистами Группы компаний ТРЕЙД-СЕРВИС, имеются соответствующие лицензии и сертификаты. Множество клиентов уже испробовали все преимущества безбумажной работы.

Поэтому мы с радостью поможем Вам довести Ваш электронный документооборот до совершенства!

Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter
Добавить коментарий

Добавить комментарий

X

Обратная связь

X

Подписаться на новости

Вы будете получать автоматическую рассылку последних новостей нашего портала

X

Купить журнал

X

Заказать установку

X

Обратная связь

Детали заявки:
X
Уважаемый посетитель!
Если Вы желаете ознакомиться с электронным журналом "Аверс - Бухгалтерия" и оценить его преимущества, предлагаем Вам получить бесплатный доступ на две недели
X

Регистрация