X
АВЕРС - БУХГАЛТЕРИЯ электронный журнал для бухгалтера

Порядок использования факсимиле

В соответствии с требованиями п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее - Положение № 88), документ должен быть подписан лично. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте. Требования к электронной подписи подробнее рассмотрены в теме Требования к оформлению первичных документов (ознакомиться с этим материалом можно в онлайн версии электронного журнала).

Кроме этого, п. 2.5 Положения № 88 предусмотрено, что использование при оформлении первичных документов факсимильного воссоздания подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Вопрос возможности использования факсимиле рассматривался различными компетентными органами и сводился к цитированию п. 2.5 Положения № 88, а также ч. 3 ст. 207 ГКУ (см. письма Минюста от 22.11.2006 г. № Г-21295-19 и от 10.01.2005 г. № 19-45-1590, Минфина от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819 и Госкомпредпринимательства от 12.01.2005 г. № 145).

То есть, по сути, законодательство не запрещает использование факсимиле. Однако вопрос о проставлении его на определенных документах необходимо решать исходя из норм соответствующих подзаконных актов, то есть в каждом конкретном случае отдельно. Проще говоря, возможность использования факсимиле должна быть четко определена в нормативном документе. Однако, как правило, в нормативных документах в отношении реквизита "подпись" имеется только требование о необходимости собственноручного проставления.

Например, согласно п. 1.9 главы IV Инструкции о ведении кассовых операций банками в Украине, утвержденной постановлением Правления НБУ от 01.06.2011 г. № 174, использование факсимиле не допускается при заполнении денежных чеков. Пунктом 2.8 Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22, предусмотрено, что при подписании расчетного документа не разрешается использования факсимиле. А в письме от 21.05.2010 г. № 28-309/1571-8697 НБУ указал на недопустимость проставления факсимиле при заверении копий документов, предоставляемых в уполномоченный банк.

Минфин в письме от 03.08.2009 г. № 31-34000-20-16/20991 сообщает, что законодательством не предусмотрено применение факсимиле для подписания первичных документов. Такие документы подписываются лично или с применением электронной подписи. Аналогичное мнение по этому поводу было высказано и Минэкономики в письме от 27.03.2002 г. № 83-20/246.

Такая же позиция высказана главным налоговым органом в Обобщающей налоговой консультации по вопросам применения факсимиле при составлении первичных документов, документов бухгалтерской и налоговой отчетности, утвержденной приказом от 22.11.2012 г. № 1047, в котором кроме этого указывалось на то, что использование факсимиле не допускается при подписании налоговой отчетности, а также подписании должностными лицами налогового органа налоговых уведомлений-решений, налоговых требований, приказов и направлений на проведение проверки (см. также письмо ГНАУ от 13.08.2009 г. № 17414/7/10-0117/2750).

В отношении возможности использования факсимиле по письменному соглашению сторон необходимо отметить следующее.

В соответствии с ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении правовых сделок факсимильного воссоздания подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронной подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей их представителей.

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что факсимильная подпись должностных лиц может применяться на документах в случае, когда между сторонами (контрагентами) существует письменное соглашение (договор) о согласии на использование факсимильной подписи этих лиц при осуществлении совместной хозяйственной деятельности. Также в договоре должны содержаться образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей представителей подписавших его сторон.

То есть законодательство не запрещает использование факсимиле, хотя Законом о бухучете применение факсимиле для подписания первичных документов и не предусмотрено (см. также письмо Минфина от 27.02.2012 г. № 31-08410-07-29/4796).

Кроме этого, использование факсимиле возможно для внутреннего документооборота предприятия. В этом случае издается соответствующий приказ по предприятию с четким определением перечня документов, на которых разрешается проставление факсимильной подписи руководителя.

Относительно необходимости проставления подписи главным бухгалтером на документах, предусматривающих такой реквизит (в частности, на доверенностях на получение ценностей), как сообщает Минфин в своих письмах от 26.09.2006 г. № 31-34000-20-23/20039 и от 07.04.2006 г. № 31-34000-30-25/7186, на предприятии, где отсутствует должность главного бухгалтера (бухгалтера), руководитель определяет лицо, уполномоченное подписывать доверенности и вести их регистрацию. Если ведение бухгалтерского учета осуществляется непосредственно руководителем (собственником) предприятия, то доверенность на получение ценностей подписывается им собственноручно.

В случае, когда бухгалтерский учет на предприятии осуществляется на основании гражданско-правового договора бухгалтером - физическим лицом - предпринимателем, он также может ставить свою подпись на первичных документах, если это предусмотрено в договоре на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета.

Share on FacebookGoogle+Tweet about this on Twitter